PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS PARA CLIENTES DE LA EMPRESA DOCUPRO, UBICADA EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL, A PARTIR DEL SEGUNDO SEMESTRE DEL AÑO 2024.
PROPUESTA PARA IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS PARA CLIENTES DE LA EMPRESA DOCUPRO, UBICADA EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL, A PARTIR DEL SEGUNDO SEMESTRE DEL AÑO 2024.
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Date
2024-06
Authors
VILLA QUINDE BRYAN LEONARDO
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Instituto Superior Tecnológico Humane
Abstract
La presente propuesta tiene como objetivo implementar un sistema de
gestión de archivos para los clientes de la empresa Docupro, ubicada en
Guayaquil, a partir del segundo semestre del año 2024. Este proyecto
brinda la oportunidad de establecer una eficiencia operativa y lineamientos
para la seguridad documental para responder ante las necesidades de un
entorno empresarial cada vez más competitivo.
El proyecto se centra en desarrollar una solución integral para administrar,
organizar, almacenar y acceder a los documentos de manera más efectiva.
Esta implementación no solo optimizará la organización de archivos, sino
que también reducirá los riesgos de documentos extraviados, mejorando y
aumentando la velocidad de respuesta al emplear la búsqueda de las
ordenes que ingresen y mejorará los procesos de trabajos internos del
cliente.
Se ha observado que la falta de un sistema de gestión de archivos genera
una pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos, incrementa el riesgo
de extraviar información confidencial y una operatividad poco eficiente. La
implementación de este sistema abordará estos problemas, ofreciendo una
solución tecnológica moderna que transformará las operaciones diarias de
los clientes.
Los principales beneficiarios de este proyecto serán los clientes de
Docupro, quienes experimentarán mejoras significativas en la eficiencia
operativa y la seguridad de la información. Además, la empresa Docupro
también se beneficiará al poder ofrecer un servicio más eficiente y seguro,
lo que podría traducirse en una mayor satisfacción del cliente y una mejor
reputación en el mercado.
El proyecto busca prácticas amigables con el medio ambiente, pues
incentiva la digitalización a imágenes, reduciendo el uso de archivos en
papel y, por ende, el uso de recursos naturales.
La inversión inicial necesaria para implementar el sistema de gestión de
archivos se estima en $16,700, distribuidos en capital de trabajo, equipos
(laptops y escáneres) y software especializado. Se proyecta que la
demanda de servicios (ordenamiento físico, digital y almacenamiento)
generará ingresos anuales constantes de $115,200, lo que permitirá
recuperar la inversión en un periodo de tiempo razonable y asegurar la
rentabilidad del proyecto.
Los resultados se proyectan favorables para la tasa interna de retorno,
demanda proyectada y costos asociados, lo que garantiza la viabilidad y
sostenibilidad del proyecto a largo plazo.
Implementar este sistema permitirá alcanzar una solución estratégica para
la eficiencia de los procesos operativos, aumentando la seguridad de la
información para la mejora continua.